#2 - Aufgaben smart delegieren: Das geniale 5-Punkte-Briefing (inkl. Download)
Ist dir das auch schon einmal passiert? Du vergibst einem Mitarbeiter eine Aufgabe und wunderst dich warum er etwas ganz anderes abliefert, als du dachtest. Was sind denn die grundlegenden Voraussetzungen für das Delegieren von Aufgaben? Hier lernst Du das 5-Punkte-Briefing kennen, womit du jede Aufgabe wie ein Profi delegierst – Vorlage inklusive.
1. Aufgabe & Kontext
Um eine Aufgabe richtig zu delegieren muss sie zunächst konkret und richtig formuliert werden. Was genau muss erledigt werden? Beschreibe die Aufgabe möglichst genau. Hilfreich ist es, die Aufgabe in einen Kontext zu bringen. Warum ist die Aufgabe wichtig? Was bringt sie dem Unternehmen? Versuche deinem Mitarbeiter alle hilfreichen Informationen bzgl. der Aufgabe mitzugeben.
2. Hilfestellung/Ressourcen
Teile deinem Mitarbeiter mit, wer oder was ihn bei der Aufgabenerledigung behilflich sein kann. Gibt es unterstützende Literatur oder Webseiten? Evtl. hast du schon einen Kontakt oder bestimmte Zugangsdaten, die du ihm weiterleiten kannst.
3. Zeitaufwand & Budget
Schätze die benötigte Zeitdauer für die Erledigung der Aufgabe ein. Beträgt diese ein paar Stunden oder ggf. mehrere Wochen? Auch über das von dir zur Verfügung gestellt Budget solltest du dir Gedanken machen und es deinem Mitarbeiter mitteilen.
4. Die 4 Qualitätskriterien
Es gibt 4 Kriterien, die jeder Aufgabe zugrunde liegen.
- Zeit: Möglichst schnell gemacht, bis morgen?
- Geld: Darf es nicht mehr als x-tausend Euro kosten?
- Make or Buy: Muss es Inhouse erledigt werden oder können auch Externe beauftragt werden?
- Qualität: Muss es möglichst umfassend sein (höchste Qualität, Preis egal)?
5. Definition of done & next steps
Der wohl wichtigste Punkt für dich und deinen Mitarbeiter: Wann gilt die Aufgabe als erledigt und wie sieht das finale Ergebnis aus. Hierzu gehört vor allem das Setzen einer Frist. Ebenso solltest du definieren, wie du dir das Endergebnis vorstellst. Soll es eine Excel-Liste sein, ein Video oder doch ein Essay? Zuallerletzt mach dir Gedanken über die nächsten Schritte. Ist eine anschließende Besprechung notwendig? Kannst du auf Grundlage des Ergebnis sofort eine make-or-buy-Entscheidung treffen?
Fazit
Das 5-Punkte-Briefing bietet dir einen Leitfaden jede Aufgabe leicht und verständlich an deinen Mitarbeiter zu delegieren. Ihr behaltet beide alle relevanten Punkte im Überblick.